Kako da dobiješ odobrenje klijenta za objave na društvenim mrežama

Svaka agencija koja vodi društvene mreže za klijente ima isti nedeljni ritual. Neko izveze objave u dokument, pošalje ga klijentu, čeka, podseća, dobije tri odgovora od tri različite osobe, prepiše izmene nazad u alat za zakazivanje i nada se da je objavljena verzija ona koja je odobrena.

To radi dok objava ne ode sa prošlonedeljnim opisom ili dok klijent ne kaže „to nikad nije stiglo do mene”.

Ovaj vodič govori o tome kako da taj ritual zameniš procesom: stalnim putem kojim svaka objava ide od nacrta do objavljivanja, uz jasan zapis o tome ko je šta odobrio. Prvi deo radi sa bilo kojim alatom. Drugi pokazuje kako se to podešava u Chat33.

Ukratko:

• Koristi jedan do tri koraka: prvo interna provera, zatim klijent.
• Na strani klijenta imenuj jednu osobu koja odlučuje po koraku. Više onih koji pregledaju, a ne više onih koji odobravaju.
• Šalji objave u grupama, na vreme, s rokom vezanim za vreme prve objave.
• Zahtev za izmene mora da kaže šta treba promeniti. Komentar nije opcioni.
• Ako se objava izmeni posle odobrenja, mora ponovo na odobrenje. Ako se pomeri samo vreme, ne mora.

Zašto odobrenja preko imejla i WhatsAppa pucaju

Odobravanje preko imejla ili četa nije proces, već razgovor. To je u redu za jednu objavu. Raspada se kod dvadeset objava nedeljno za pet klijenata, iz nekoliko predvidivih razloga.

Klijent odobrava kopiju, a ne objavu. Snimak ekrana ili dokument je samo trenutno stanje. Čim neko ispravi slovnu grešku u alatu za zakazivanje, ono što izlazi više nije ono što je klijent video, a to niko ne zna.

Povratne informacije su razbacane. Jedan komentar imejlom, drugi u grupi na četu, treći u pozivu. Neko mora da ih spoji, a tu se dešavaju greške.

Nema „ne”. Tišina je dvosmislena. Da li je klijent odobrio ili nije ni otvorio? Timovi na kraju objavljuju na osnovu tišine, pa se kasnije izvinjavaju.

Ništa ne zaustavlja objavu koja nije odobrena. Alat za zakazivanje ne zna za prepisku imejlom. Ako je objava u redu čekanja, izlazi, odobrena ili ne.

Pravi proces odobravanja to rešava tako što odobrenje drži uz samu objavu i odbija da objavi bilo šta što nije odobreno.

Osmisli proces: od jednog do tri koraka

Većini agencija trebaju dva koraka. Nekima jedan, a nekolicini tri. Više od tri sve usporava, a ne hvata više grešaka.

Jedan korak (samo klijent). Za male naloge gde je osoba koja piše ujedno i vođa naloga.

Dva koraka (pregled, zatim odobrenje). Najčešća postavka. Vođa naloga ili urednik u tvom timu prvi proverava objave: pravopis, linkove, ton brenda, prave medije na pravom kanalu. Tek tada ih vidi klijent.

Tri koraka (pregled, klijent, pravna služba ili brend). Za regulisane delatnosti ili velike brendove, gde još jedna osoba na strani klijenta mora da potvrdi: usklađenost, pravna služba, regionalni menadžer.

Svaki korak treba da ide dalje tek kad prethodni odobri. Korak 2 nikad ne vidi objavu koju je korak 1 odbio.

Ko treba da odobrava

Najteži deo odobravanja retko je alat. Teško je dogovoriti se ko odlučuje.

Jedna osoba koja odlučuje po koraku na strani klijenta. Ako i marketing menadžer i osnivač moraju da odobre, imaš dva koraka, a ne jedan korak sa dve osobe. Ako bilo ko od njih može da odobri, to je jedan korak sa dva odobravaoca, a rešava onaj koji prvi odluči.

Upiši to u početni dokument. „Objave odobrava Ana. Ako Ana nije tu, odobrava Marko.”

Oni koji pregledaju i komentarišu nisu isto što i odobravaoci koji odlučuju. U redu je da pet ljudi kod klijenta pogleda objave i ostavi komentare. Samo imenovani odobravalac pritiska dugme.

Tvoj tim odobrava interni korak, a ne klijentov. Ako klijent nešto odobri telefonom, zabeleži da se to desilo i kako, umesto da se praviš da je kliknuo.

Rokovi i podsetnici

Odobrenja koja kasne skoro su jednako loša kao ona koja nikad ne stignu. Pomaže nekoliko navika:

• Šalji u grupama, a ne objavu po objavu. Klijent koji nedeljno dobije jedan zahtev za sedam objava će odgovoriti. Klijent koji dobije sedam zahteva odgovoriće na neke.
• Šalji na vreme. Dobro pravilo je najmanje dva radna dana pre prve objave u grupi. Za kampanje s plaćenim medijima ili lansiranja, nedelju dana.
• Veži rok za vreme objave, a ne za zahtev. „Odobri do četvrtka” ne znači ništa ako prva objava izlazi u sredu. Pravi rok je zakazano vreme svake objave.
• Podseti jednom, blizu roka. Jedan podsetnik dan ranije je koristan. Svakodnevno podsećanje je šum i klijenti nauče da ga ignorišu.
• Odluči šta se dešava kad vreme istekne. Objava ili čeka (bezbedna podrazumevana opcija) ili se pomera. Nikad ne treba da izađe samo zato što niko nije rekao ne.

Rešavaj zahteve za izmene kroz komentare

„Možemo li ovo da promenimo?” nije zahtev za izmene. Zahtev za izmene treba da kaže šta treba promeniti, na samoj objavi, gde će ga tvoj tim videti.

• Uz svako „zatraži izmene” traži komentar. Odbijanje bez razloga košta jedan krug u prazno.
• Drži razgovor na objavi. Jedna nit po objavi, sa komentarima klijenta, tvojim odgovorima i istorijom onoga što se menjalo između verzija.
• Interne beleške neka ostanu interne. Tvoj tim mora da može da kaže „klijent je i prošlog meseca tražio ovo”, a da klijent to ne čita. Koristi beleške koje vidi samo tim.
• Pošalji ponovo u proces, a ne novu poruku. Kad se izmena uradi, ista objava se vraća u proces, a klijent vidi novu verziju s razgovorom koji je i dalje uz nju.

Kad se objava izmeni posle odobrenja

Ovde curi većina procesa odobravanja. Klijent odobri u ponedeljak, neko u utorak doradi opis, a objava u sredu je nešto što niko nije odobrio.

Pravilo koje radi:

• Ako se menja sadržaj (tekst, mediji, dodavanje kanala), odobrenje se briše. Objava mora ponovo kroz proces. Tvoj klijent je odobrio reči i slike, a ne ID objave.
• Ako se menja samo vreme, odobrenje ostaje. Pomeranje objave sa 9:00 na 11:00 ne menja ono na šta je klijent pristao.

To treba da sprovodi alat, a ne nečije pamćenje.

Kako da to podesiš u Chat33

Chat33 ima odobrenja klijenata ugrađena u svaki radni prostor klijenta. Ako vodiš više brendova, svaki dobija svoj radni prostor sa svojim kanalima, objavama, timom i podešavanjima odobrenja, sve pod jednom agencijskom prijavom i na jednom računu. Radni prostori za agencije objašnjavaju kako taj deo radi. Odobrenja su na plaćenim paketima, pogledaj pakete.

1. Otvori Podešavanja, Odobrenja

U bočnoj traci pređi na radni prostor klijenta, zatim otvori Podešavanja i idi na Odobrenja klijenata. Podešavanja važe po radnom prostoru, pa svaki klijent može da ima svoju postavku.

2. Izaberi režim

• Isključeno. Objave se zakazuju bez odobrenja.
• Opciono. Tvoj tim može da šalje objave na odobrenje kad to ima smisla, a druge da zakazuje direktno.
• Obavezno. Nijedna objava se ne zakazuje niti objavljuje bez važećeg odobrenja. Ovo treba da koristi većina klijentskih naloga.

Uključivanje režima Obavezno ne dira već zakazane objave. Chat33 ti pre potvrde kaže koliko ih ima.

3. Dodaj korake

Kreni od jednog koraka ili dodaj do tri. Nazovi ih tako da ih svi razumeju: „Review” i „Approval” su podrazumevani nazivi. Korak 2 se traži tek kad korak 1 odobri, a bilo koji odobravalac na koraku odlučuje za taj korak.

4. Izaberi odobravaoce

Za svaki korak izaberi odobravaoce. To mogu biti vlasnici, admini ili članovi tvog tima, ili klijenti. Posmatrači ne mogu da odobravaju.

5. Pozovi klijenta kao recenzenta

Kod koraka na kome klijent odlučuje koristi Dodaj odobravaoca preko imejla i unesi ime i imejl. Klijent se pridružuje radnom prostoru u ulozi klijenta: pregleda i odobrava objave koje mu se šalju, ne zauzima mesto u timu na tvom paketu i ne vidi ništa drugo u radnom prostoru.

Ako želiš da se svaki odobravalac prijavi pre odluke, uključi Odobravaoci moraju da se prijave. U suprotnom klijent može da otvori imejl, pritisne jedno dugme i pregleda, bez lozinke. Taj link daje pristup samo ovom radnom prostoru i ističe.

6. Pošalji grupu

Napiši objave u uređivaču kao nacrte. Možeš da koristiš drugačiji opis po nalogu, pa verzija za LinkedIn i verzija za Instagram ne moraju da budu iste. Izaberi objave i pritisni Zatraži odobrenje, dodaj opcionu poruku i pošalji. Odobravaoci dobijaju jedan imejl i obaveštenje za celu grupu.

7. Klijent odobrava sa telefona

Klijent otvara imejl i stiže na stranicu prilagođenu telefonu, sa pregledom svake objave kako će izgledati na svakom kanalu. Za svaku objavu može da pritisne Odobri ili Zatraži izmene (komentar je obavezan), ili Odobri sve kad je grupa u redu.

Kad odobri poslednji korak, objave se automatski zakazuju za podešeno vreme. Ako objava još uvek čeka 24 sata pre svog vremena, odobravaoci i onaj ko je podneo zahtev dobijaju podsetnik. Ako klijent odobri pošto je vreme objave prošlo, ona se označava kao odobrena sa zakašnjenjem, a ti biraš novo vreme ili je objavljuješ odmah.

8. Rešavaj izmene u razgovoru

Svaka objava ima svoj razgovor: komentare klijenta, tvoje odgovore, interne beleške koje klijent nikad ne vidi, @pominjanja, istoriju izmena i istoriju odobrenja u nizu. Imejlovi o komentarima stižu kao zbirni pregled, pa klijent nije zatrpan.

Ako izmeniš tekst ili medije posle odobrenja, objava prikazuje „Izmenjeno posle odobrenja” i mora ponovo da se pošalje. Pomeranje samo vremena zadržava odobrenje. U radnom prostoru gde je odobrenje obavezno, Chat33 neće objaviti ništa što nije odobreno, šta god da se u međuvremenu desi.

Ako klijent odobri na drugi način, na primer u pozivu, možeš da koristiš Označi kao odobreno uz belešku o tome kako je odobrio. Ta beleška ostaje u istoriji.

Česta pitanja

Da li klijentu treba Chat33 nalog?

Treba da bude pozvan u radni prostor, a to se dešava kad ga dodaš kao odobravaoca preko imejla. Lozinka mu ne treba, osim ako ne uključiš „Odobravaoci moraju da se prijave”. Klijent ne zauzima mesto u timu na tvom paketu.

Može li klijent da vidi naše druge klijente ili interne beleške?

Ne. Klijent vidi samo objave koje su mu poslate u tom radnom prostoru. Interne beleške mu se nikad ne prikazuju.

Šta ako dve osobe kod klijenta moraju da odobre?

Napravi dva koraka. Dva odobravaoca na istom koraku znače da bilo ko od njih može da odluči.

Za koje kanale ovo radi?

Za svaki kanal na koji Chat33 objavljuje, uključujući Instagram, Facebook, TikTok, YouTube, X, LinkedIn, Threads i Bluesky. Klijent vidi pregled po kanalu.

Ukratko

Drži odobrenje na objavi, a ne u imejlu. Koristi korak pregleda na svojoj strani i jednu osobu koja odlučuje na strani klijenta, šalji u grupama s vremenom objave kao rokom, traži komentar uz svaki zahtev za izmene i svaku izmenu sadržaja tretiraj kao novu verziju kojoj treba odobrenje. Chat33 sve to sprovodi: podesi odobrenja klijenata u radnom prostoru klijenta i pošalji sledeću grupu.

Zakazivanje Instagram objava uz Chat33

Planiraj objave, Reels i karusele za Instagram svakog klijenta, pošalji ih na odobrenje i pusti da izađu na vreme čim klijent kaže da.