Come ottenere l’approvazione del cliente sui post social

Ogni agenzia che gestisce i social per i clienti ha lo stesso rito settimanale. Qualcuno esporta i post in un documento, lo manda al cliente, aspetta, sollecita, riceve tre risposte da tre persone diverse, ricopia le modifiche nello strumento di programmazione e spera che la versione che va online sia quella approvata.

Funziona finché un post non esce con la didascalia della settimana scorsa, o finché un cliente non dice “quello non l’ho mai visto”.

Questa guida parla di come sostituire quel rito con un flusso di lavoro: un percorso fisso che ogni post segue dalla bozza alla pubblicazione, con una traccia chiara di chi ha approvato cosa. La prima parte vale con qualsiasi strumento. La seconda mostra come impostarlo in Chat33.

In breve:

• Usa da uno a tre passaggi: prima una revisione interna, poi il cliente.
• Indica un solo responsabile della decisione per ogni passaggio lato cliente. Più revisori, non più approvatori.
• Invia i post a gruppi, in anticipo, con una scadenza legata all’orario del primo post.
• Una richiesta di modifica deve dire cosa cambiare. Il commento non è facoltativo.
• Se un post viene modificato dopo l’approvazione, va approvato di nuovo. Se cambia solo l’orario, no.

Perché le approvazioni via email e WhatsApp non reggono

Approvare per email o in chat non è un flusso di lavoro, è una conversazione. Va bene per un post. Crolla con venti post a settimana su cinque clienti, per alcuni motivi prevedibili.

Il cliente approva una copia, non il post. Uno screenshot o un documento è un’istantanea. Nel momento in cui qualcuno corregge un refuso nello strumento di programmazione, quello che va online non è più ciò che il cliente ha visto, e nessuno lo sa.

Il feedback è sparso. Un commento per email, un altro in un gruppo chat, un terzo in una chiamata. Qualcuno deve metterli insieme, ed è lì che nascono gli errori.

Non esiste il “no”. Il silenzio è ambiguo. Il cliente ha approvato o non ha nemmeno aperto il messaggio? I team finiscono per pubblicare anche se nessuno ha risposto, e chiedere scusa dopo.

Niente blocca un post non approvato. Lo strumento di programmazione non sa nulla della discussione via email. Se un post è in coda, esce, approvato o no.

Un vero flusso di approvazione risolve tutto questo tenendo l’approvazione legata al post stesso e rifiutandosi di pubblicare qualsiasi cosa non approvata.

Progetta il flusso: da uno a tre passaggi

La maggior parte delle agenzie ha bisogno di due passaggi. Ad alcune ne basta uno, a poche ne servono tre. Più di tre rallenta tutto senza intercettare più errori.

Un passaggio (solo cliente). Per account piccoli dove chi scrive è anche il responsabile dell’account.

Due passaggi (revisione, poi approvazione). La configurazione più comune. Un responsabile dell’account o un editor del tuo team controlla prima i post: ortografia, link, tono del brand, il media giusto sul canale giusto. Solo dopo li vede il cliente.

Tre passaggi (revisione, cliente, legale o brand). Per settori regolamentati o grandi brand dove una seconda persona lato cliente deve dare il via libera: compliance, ufficio legale, un responsabile regionale.

Ogni passaggio deve avanzare solo quando il precedente approva. Il passaggio 2 non vede mai un post che il passaggio 1 ha rifiutato.

Chi dovrebbe approvare

La parte più difficile dell’approvazione del cliente raramente è lo strumento. È mettersi d’accordo su chi decide.

Un solo responsabile della decisione per passaggio lato cliente. Se devono approvare sia chi segue il marketing sia chi ha fondato l’azienda, hai due passaggi, non un passaggio con due persone. Se può approvare uno qualsiasi dei due, è un passaggio con due approvatori, e il primo che decide chiude la questione.

Scrivilo nel documento di avvio. “I post li approva Ana. Se Ana è assente, approva Marco.”

Chi commenta non è chi decide. Va bene che cinque persone del cliente guardino i post e lascino commenti. Solo l’approvatore indicato preme il pulsante.

Il tuo team approva il passaggio interno, non quello del cliente. Se un cliente approva per telefono, registra che è successo e come, invece di far finta che abbia cliccato.

Scadenze e promemoria

Le approvazioni che arrivano tardi sono quasi peggio di quelle che non arrivano. Alcune abitudini aiutano:

• Invia a gruppi, non un post alla volta. Un cliente che riceve una richiesta a settimana per sette post risponde. Un cliente che ne riceve sette risponde ad alcune.
• Invia in anticipo. Una buona regola è almeno due giorni lavorativi prima del primo post del gruppo. Per campagne con media a pagamento o lanci, una settimana.
• Lega la scadenza all’orario del post, non alla richiesta. “Approva entro giovedì” non significa niente se il primo post esce mercoledì. La vera scadenza è l’orario programmato di ogni post.
• Sollecita una volta sola, vicino alla scadenza. Un promemoria il giorno prima è utile. Rincorrere ogni giorno è rumore, e i clienti imparano a ignorarlo.
• Decidi cosa succede quando il tempo scade. O il post aspetta (l’impostazione sicura) o viene spostato. Non deve mai uscire solo perché nessuno ha detto no.

Gestisci le richieste di modifica con i commenti

“Possiamo cambiare questo?” non è una richiesta di modifica. Una richiesta di modifica deve dire cosa cambiare, sul post stesso, dove il tuo team la vede.

• Chiedi un commento a ogni “richiedi modifiche”. Un rifiuto senza motivo costa un giro in più.
• Tieni la conversazione sul post. Un thread per post, con i commenti del cliente, le tue risposte e la cronologia di cosa è cambiato tra le versioni.
• Le note interne restano interne. Il tuo team ha bisogno di scrivere cose come “anche il mese scorso il cliente ha chiesto questo” senza che il cliente lo legga. Usa note che solo il team può vedere.
• Rimetti in approvazione, non mandarne uno nuovo. Quando la modifica è fatta, lo stesso post rientra nel flusso e il cliente vede la nuova versione con la conversazione ancora allegata.

Quando un post viene modificato dopo l’approvazione

È qui che la maggior parte dei processi di approvazione perde colpi. Il cliente approva il lunedì, qualcuno ritocca la didascalia il martedì e il post di mercoledì è qualcosa che nessuno ha approvato.

La regola che funziona:

• Se cambia il contenuto (testo, media, aggiunta di un canale), l’approvazione viene cancellata. Il post deve ripassare dal flusso. Il tuo cliente ha approvato parole e immagini, non l’ID di un post.
• Se cambia solo l’orario, l’approvazione resta. Spostare un post dalle 9:00 alle 11:00 non cambia ciò che il cliente ha accettato.

Deve essere lo strumento a farlo rispettare, non la memoria delle persone.

Come impostarlo in Chat33

Chat33 ha le approvazioni dei clienti integrate in ogni spazio di lavoro dei clienti. Se gestisci più brand, ognuno ha il proprio spazio di lavoro con i suoi canali, post, team e impostazioni di approvazione, tutto sotto un unico accesso e un’unica fattura da agenzia. Gli spazi di lavoro per agenzie spiegano come funziona questa parte. Le approvazioni sono nei piani a pagamento; vedi i piani.

1. Apri Impostazioni, Approvazioni

Passa allo spazio di lavoro del cliente nella barra laterale, poi apri Impostazioni e vai su Approvazioni dei clienti. Le impostazioni valgono per ogni spazio di lavoro, quindi ogni cliente può avere la sua configurazione.

2. Scegli la modalità

• Disattivata. I post vengono programmati senza approvazione.
• Facoltativa. Il tuo team può inviare i post in approvazione quando ha senso e programmare gli altri direttamente.
• Obbligatoria. Nessun post viene programmato o pubblicato senza un’approvazione valida. È quella che la maggior parte degli account cliente dovrebbe usare.

Attivare Obbligatoria non tocca i post già programmati; Chat33 ti dice quanti sono prima che tu confermi.

3. Aggiungi i passaggi

Parti da un passaggio, oppure aggiungine fino a tre. Dai loro un nome che tutti capiscano: “Revisione” e “Approvazione” sono quelli predefiniti. Il passaggio 2 viene richiesto solo dopo che il passaggio 1 ha approvato, e un qualsiasi approvatore di un passaggio decide per quel passaggio.

4. Scegli gli approvatori

Per ogni passaggio, scegli gli approvatori. Possono essere proprietari, amministratori o membri del tuo team, oppure clienti. I visualizzatori non possono approvare.

5. Invita il cliente come revisore

Nel passaggio in cui decide il cliente, usa Aggiungi chi approva via email e inserisci nome ed email. Entra nello spazio di lavoro come cliente: rivede e approva i post che gli vengono inviati, non occupa nessun posto nel tuo piano e non vede nient’altro nello spazio di lavoro.

Se vuoi che ogni approvatore acceda prima di decidere, attiva Chi approva deve accedere. Altrimenti il cliente può aprire l’email, premere un pulsante e rivedere, senza password. Quel link dà accesso solo a questo spazio di lavoro e scade.

6. Invia un gruppo di post

Scrivi i post nell’editor come bozze. Puoi usare una didascalia diversa per ogni account, quindi la versione per LinkedIn e quella per Instagram non devono coincidere. Seleziona i post e premi Richiedi approvazione, aggiungi un messaggio facoltativo e invia. Gli approvatori ricevono una sola email e una notifica con la campanella per l’intero gruppo.

7. Il cliente approva dal telefono

Il cliente apre l’email e arriva su una pagina pensata per il telefono, con l’anteprima di ogni post com’è su ciascun canale. Per ogni post può Approvare o Richiedere modifiche (il commento è obbligatorio), oppure premere Approva tutti quando il gruppo va bene.

Quando l’ultimo passaggio approva, i post vengono programmati in automatico all’orario che hai impostato. Se un post è ancora in attesa 24 ore prima del suo orario, gli approvatori e chi ha fatto la richiesta ricevono un promemoria. Se il cliente approva dopo che l’orario di un post è passato, il post risulta approvato in ritardo e tu scegli un nuovo orario o lo pubblichi subito.

8. Lavora sulle modifiche nel thread

Ogni post ha la sua conversazione: i commenti del cliente, le tue risposte, le note interne che il cliente non vede mai, le @menzioni, la cronologia delle modifiche e la cronologia delle approvazioni inserita nel thread. Le email dei commenti arrivano come riepilogo, così il cliente non viene sommerso.

Se modifichi testo o media dopo l’approvazione, il post mostra “Modificato dopo l’approvazione” e va reinviato. Spostare solo l’orario mantiene l’approvazione. In uno spazio di lavoro dove l’approvazione è obbligatoria, Chat33 non pubblica niente che non sia approvato, qualunque cosa succeda nel frattempo.

Se il cliente approva in un altro modo, per esempio in una chiamata, puoi usare Segna come approvato con una nota su come ha approvato. Quella nota resta nella cronologia.

Domande frequenti

Il cliente ha bisogno di un account Chat33?

Deve essere invitato nello spazio di lavoro, cosa che succede quando lo aggiungi come approvatore via email. Non serve una password, a meno che tu non attivi “Chi approva deve accedere”. Un cliente non occupa nessun posto nel tuo piano.

Il cliente può vedere i nostri altri clienti o le note interne?

No. Un cliente vede solo i post che gli vengono inviati in quello spazio di lavoro. Le note interne non gli vengono mai mostrate.

E se due persone del cliente devono approvare entrambe?

Fai due passaggi. Due approvatori nello stesso passaggio significa che può decidere uno qualsiasi dei due.

Per quali canali funziona?

Per tutti i canali su cui Chat33 pubblica, inclusi Instagram, Facebook, TikTok, YouTube, X, LinkedIn, Threads e Bluesky. Il cliente vede un’anteprima per ogni canale.

In breve, ricapitolando

Tieni l’approvazione sul post, non in una casella di posta. Usa un passaggio di revisione dal tuo lato e un solo responsabile della decisione dal lato del cliente, invia a gruppi con l’orario del post come scadenza, richiedi un commento per ogni richiesta di modifica e tratta qualsiasi modifica al contenuto come una nuova versione da approvare. Chat33 fa rispettare le regole: imposta le approvazioni dei clienti nello spazio di lavoro del cliente e invia il tuo prossimo gruppo di post.

Programma i post di Instagram con Chat33

Pianifica post, reel e caroselli per l’Instagram di ogni cliente, inviali in approvazione e lasciali uscire in orario quando il cliente dice sì.