Come consegnare gli account social a un cliente

Ogni contratto con un’agenzia prima o poi finisce. Il cliente assume qualcuno in azienda, il budget si sposta o il lavoro semplicemente arriva alla fine. Come te ne vai conta quanto come hai cominciato: una consegna disordinata è ciò che il cliente ricorda, e spesso è ciò che racconta alla prossima agenzia su di te.

Il problema è che il lavoro sui social è sparso in molti posti. Accessi, ruoli delle Pagine, post programmati, automazioni dei DM, i messaggi, le risposte salvate, chiavi API per uno strumento di report. Quando nessuno ha in carico l’elenco, qualcosa si perde sempre.

Questa guida è un piano pratico per chiudere il rapporto: cosa comprende una consegna pulita, una checklist da copiare, gli errori che causano problemi più avanti e come funziona il trasferimento se gestisci i tuoi clienti in Chat33.

In breve:

• Concorda una data di consegna e chi prende il testimone dal lato del cliente.
• Concludi o annulla tutto ciò che è programmato dopo quella data.
• Sposta insieme gli account, le automazioni e lo storico dei messaggi, non uno alla volta.
• Rimuovi ogni persona e ogni strumento dell’agenzia nello stesso giorno.
• Scrivi cosa hai consegnato e mandalo al cliente.

Cosa comprende una consegna pulita

Una consegna non è solo "ecco le password". Il cliente dovrebbe poter portare avanti tutto il giorno dopo la tua uscita, senza chiamarti. Significa cinque cose.

1. Accesso agli account, di proprietà del cliente

Il cliente dovrebbe possedere ogni account a proprio nome: l’account professionale Instagram, la Pagina Facebook, l’account TikTok, il canale YouTube, la pagina LinkedIn, X, Threads e Bluesky. Se ne hai creato qualcuno tu, assicurati che sull’account ci siano l’email e il telefono del cliente, non i tuoi.

Sulle piattaforme con ruoli (Pagine Facebook e portfolio aziendali, pagine LinkedIn, autorizzazioni del canale YouTube), il cliente deve essere amministratore prima che tu tolga il tuo accesso. Non togliere mai prima il tuo accesso sperando che loro lo abbiano già.

2. Post programmati sotto controllo

Guarda tutto ciò che è pianificato dopo la data di consegna. Per ogni post, decidi con il cliente: pubblicarlo prima di andartene, consegnarlo come bozza o annullarlo. Un post che esce due settimane dopo, con un’offerta scaduta o un tono che al nuovo team non piace, è un modo imbarazzante di essere ricordati.

Ricorda anche i post programmati direttamente dentro una piattaforma. Un video programmato in YouTube Studio o un post programmato su una Pagina Facebook uscirà comunque, qualunque strumento tu abbia usato per programmarlo.

3. Automazioni che continuano a girare

È la parte che le agenzie dimenticano di più. Se hai creato automazioni da commento a DM, risposte con parola chiave, messaggi di benvenuto o raccolta di contatti, in questo momento stanno lavorando per il cliente. Qualcuno commenta PREZZO sotto un reel di tre mesi fa e riceve il listino in un DM. Se l’automazione vive nell’account della tua agenzia e ti scolleghi, si ferma il giorno in cui te ne vai e nessuno se ne accorge finché non si lamenta un cliente finale.

Elenca ogni automazione attiva, cosa fa, quale post o parola chiave la avvia e dove vanno i suoi contatti. Poi spostala insieme all’account, così continua a girare.

4. Storico dei messaggi e contatti

Lo storico dei DM è lo storico dei clienti. Domande passate, reclami, ordini, la persona che ha chiesto dell’ingrosso il mese scorso. Instagram e Facebook conservano le conversazioni dal loro lato, ma note, etichette, assegnazioni ed email raccolte di solito stanno nello strumento che usavi per rispondere. Se consegni gli account ma tieni lo strumento, il cliente perde tutto quel contesto.

5. Personale e strumenti dell’agenzia rimossi

Quando la consegna è finita, nessuno dell’agenzia dovrebbe avere ancora accesso. Compreso il freelance che ha aiutato per due mesi, lo stagista che se n’è andato l’anno scorso e ogni strumento che conserva un token: strumenti per programmare i post, dashboard di report, chiavi API, webhook che mandano i contatti al tuo CRM invece che al suo.

La checklist della consegna

Copiala nel tuo strumento di progetto e percorrila insieme al cliente.

Due settimane prima

• Conferma la data di consegna e la persona che subentra dal lato del cliente.
• Assicurati che il cliente sia amministratore o proprietario su ogni piattaforma e su ogni Pagina Facebook o LinkedIn.
• Elenca tutti i post programmati dopo la data e decidi: pubblicare, mettere in bozza o annullare.
• Elenca tutte le automazioni attive, le loro parole chiave e dove vanno i loro contatti.
• Esporta i report che il cliente ha pagato.

Settimana della consegna

• Pubblica o annulla ciò che è stato concordato. Trasforma il resto in bozze.
• Sposta insieme account e automazioni, con il loro storico dei messaggi.
• Punta le destinazioni dei contatti (CRM, lista email, webhook) agli strumenti del cliente.
• Consegna le risorse del brand: logo, colori, modelli, didascalie salvate, gruppi di hashtag.
• Mostra al cliente un’automazione attiva, così sa dove si trova.

Giorno della consegna

• Rimuovi ogni persona dell’agenzia da ogni ruolo di piattaforma e da ogni strumento.
• Revoca le chiavi API dell’agenzia, le app collegate e i webhook.
• Cambia tutte le password condivise che l’agenzia ha mai conosciuto e attiva l’autenticazione a due fattori con il telefono del cliente.
• Manda al cliente un breve riepilogo scritto: cosa è stato spostato, cosa è stato annullato, cosa è ancora attivo.

Errori comuni

Password in un foglio di calcolo

Un foglio condiviso con tutti gli accessi è comodo il primo giorno e un problema per sempre. Viene copiato, inoltrato e resta nella cartella dei download di qualcuno ben oltre la fine del contratto. I ruoli delle piattaforme e un vero accesso per il team esistono perché nessuno abbia bisogno della password. Se una password è mai stata condivisa, cambiala alla consegna.

Automazioni che si fermano il giorno in cui te ne vai

L’agenzia scollega il suo strumento e ogni automazione da commento a DM si ferma con lui. I post dicono ancora "commenta GUIDA", le persone commentano ancora e nessuno riceve il DM. Il cliente lo scopre da un follower infastidito, settimane dopo. Sposta le automazioni insieme all’account, o almeno dai al cliente un elenco scritto così può ricostruirle prima che tu ti scolleghi.

Lasciare l’ex personale con l’accesso

Le persone lasciano le agenzie di continuo e il loro accesso alle pagine dei clienti spesso resta. Sei mesi dopo, un ex collaboratore può ancora pubblicare sulla Pagina Facebook di un brand. Alla consegna, controlla ogni elenco di ruoli su ogni piattaforma, non solo quelli che ricordi di aver aggiunto.

Consegnare gli account ma tenere lo storico

Il cliente riceve gli accessi ma non le conversazioni, le etichette, i contatti né le email raccolte nei DM. Riparte da zero con un pubblico che si ricorda di aver parlato con lui.

Lasciare sorprese in coda

Un post programmato per il mese prossimo, un invio massivo impostato per venerdì, una sequenza di DM ancora in attesa di qualcuno. Tutto ciò che succede dopo la tua uscita succede a nome del cliente, senza nessuno che guardi.

Come funziona il trasferimento in Chat33

Se gestisci i clienti in Chat33, ogni cliente sta già nel proprio spazio di lavoro cliente, con i suoi canali, post, automazioni da commento a DM, messaggi, team, logo e colore del brand. Così la consegna diventa un’azione sola invece di una checklist di ricollegamenti: trasferisci l’intero spazio di lavoro all’account Chat33 del cliente.

1. Concludi ciò che è ancora in corso. Apri Gestisci gli spazi di lavoro e premi Trasferisci al cliente. Chat33 controlla prima cosa è ancora in corso: post in attesa di pubblicazione, invii massivi, messaggi programmati ed eventuali pagamenti da regolare. Ognuno ha un pulsante Risolvi. Uno spazio di lavoro si può consegnare solo quando non c’è più nulla in sospeso, così niente esce a nome del cliente dopo la tua uscita.
2. Il proprietario conferma. Solo il proprietario dell’agenzia può avviare un trasferimento. Inserisci l’email del cliente, scrivi il nome dello spazio di lavoro per confermare e inserisci un codice di 6 cifre inviato alla tua email.
3. Il cliente riceve un link. È valido per 14 giorni. Puoi annullarlo finché il cliente non lo usa.
4. Il cliente accetta. Accede o crea un account Chat33 con quell’email esatta, vede un riepilogo semplice di ciò che ottiene e di ciò che cambia, conferma il proprio indirizzo con il suo codice di 6 cifre e accetta.
5. Tutto passa di mano. Canali collegati, automazioni con i loro modelli ed etichette, contatti e storico dei messaggi, post pubblicati e bozze, media, logo e colore. Le automazioni da commento a DM attive continuano a girare durante la consegna, quindi un commento su un vecchio post riceve comunque il suo DM.
6. L’agenzia è fuori. Tu e tutto il tuo team perdete l’accesso allo spazio di lavoro. Chiavi API, profili dell’API per sviluppatori, destinazioni dei contatti, il webhook dei messaggi e le app collegate dal tuo team vengono disattivati, così nulla continua a mandare dati agli strumenti dell’agenzia. Le persone nello spazio di lavoro che non sono mai state nel tuo team (per esempio il personale del cliente) mantengono l’accesso e il cliente può rimuoverle in Impostazioni.

Il cliente parte con il piano gratuito sul proprio account e non paga nulla a meno che non passi a un piano superiore. Il tuo piano copre lo spazio di lavoro fino al giorno in cui accetta, compreso. Se lo spazio di lavoro supera i limiti del piano gratuito (più canali o automazioni di quanti ne consenta), viene messo in pausa dopo la consegna finché il cliente non passa a un piano superiore, e la schermata lo dice a entrambe le parti prima che qualcuno accetti. Il cliente può vedere i piani nella pagina dei prezzi.

Quando il cliente non vuole lo spazio di lavoro

A volte il cliente passa a un’altra soluzione e gli servono solo gli account delle piattaforme, che già possiede. In quel caso puoi eliminare lo spazio di lavoro. Può farlo solo il proprietario: scrivi il nome dello spazio di lavoro e un codice di 6 cifre ricevuto per email. Chat33 poi mette in pausa le automazioni, annulla i post programmati, scollega i canali e rimuove membri e chiavi. Lo spazio di lavoro si può ripristinare per 7 giorni, nel caso qualcuno cambi idea, e dopo viene eliminato definitivamente.

Approvazioni del cliente dopo la consegna

Se il cliente ha rivisto i tuoi post tramite le approvazioni del cliente mentre lavoravate insieme, quelle impostazioni di approvazione vivono nello spazio di lavoro. Dopo il trasferimento sono del cliente, che può continuare a usare le approvazioni per il proprio team o disattivarle in Impostazioni.

Domande frequenti

Il cliente deve pagare per rilevare lo spazio di lavoro?

No. Lo spazio di lavoro passa al suo account con il piano gratuito. Se supera i limiti del piano gratuito, resta in pausa finché non passa a un piano superiore o lo riduce.

Le automazioni da commento a DM continuano a funzionare dopo la consegna?

Sì. Le automazioni attive passano di mano e continuano a girare. Il cliente può mettere in pausa quelle che non vuole da Automazioni.

Che fine fanno i post che abbiamo programmato in Chat33?

Devono essere pubblicati o annullati prima che il trasferimento possa partire. I post già consegnati a Facebook o YouTube come post programmati nativi usciranno comunque lì.

Possiamo mantenere un accesso di sola lettura dopo la consegna?

No. Tutto il team dell’agenzia perde l’accesso. È il senso di una consegna pulita: il cliente sa esattamente chi può pubblicare a suo nome.

E se il cliente non accetta mai?

Il link scade dopo 14 giorni e non cambia nulla: lo spazio di lavoro resta all’agenzia. Puoi mandare un nuovo link o eliminare lo spazio di lavoro.

In sintesi

Una buona consegna sposta insieme gli account, le automazioni e lo storico, annulla tutto ciò che sorprenderebbe il cliente più avanti e rimuove ogni persona e ogni strumento dell’agenzia nello stesso giorno. Falla seguendo una checklist scritta, non a memoria. Se i tuoi clienti vivono nei loro spazi di lavoro Chat33, il trasferimento fa gran parte del lavoro per te: un codice del proprietario, un link di 14 giorni e il cliente subentra con tutto ancora in funzione.

Commento a DM su Instagram in Chat33

Automazioni da commento a DM, programmazione e messaggi per l’Instagram di ogni cliente, in uno spazio di lavoro che puoi consegnare quando il contratto finisce.