So übergibst du Social-Media-Konten an Kundschaft

Jeder Agenturvertrag endet irgendwann. Die Kundschaft stellt jemanden intern ein, das Budget wandert, oder die Arbeit ist einfach getan. Wie du gehst, zählt so viel wie der Start: An eine chaotische Übergabe erinnert sich die Kundschaft, und oft erzählt sie der nächsten Agentur von dir.

Das Problem: Social-Media-Arbeit verteilt sich auf viele Orte. Logins, Seitenrollen, geplante Beiträge, DM-Automationen, der Posteingang, gespeicherte Antworten, API-Schlüssel für ein Reporting-Tool. Wenn niemand die Liste führt, geht immer etwas verloren.

Dieser Leitfaden ist ein praktischer Plan für den Abschluss: was eine saubere Übergabe umfasst, eine Checkliste zum Kopieren, die Fehler, die später Ärger machen, und wie die Übertragung funktioniert, wenn du deine Kundschaft in Chat33 führst.

Kurz gesagt:

• Vereinbare ein Übergabedatum und wer auf Kundenseite übernimmt.
• Erledige oder storniere alles, was nach diesem Datum geplant ist.
• Übergib Konten, Automationen und Nachrichtenverlauf zusammen, nicht einzeln.
• Entferne jede Person und jedes Tool der Agentur am selben Tag.
• Halte schriftlich fest, was du übergeben hast, und schick es der Kundschaft.

Was eine saubere Übergabe umfasst

Eine Übergabe ist mehr als „hier sind die Passwörter“. Die Kundschaft sollte am Tag nach deinem Abschied alles weiterführen können, ohne dich anzurufen. Das sind fünf Dinge.

1. Kontozugang, der der Kundschaft gehört

Die Kundschaft sollte jedes Konto in ihrem eigenen Namen besitzen: das professionelle Instagram-Konto, die Facebook-Seite, das TikTok-Konto, den YouTube-Kanal, die LinkedIn-Seite, X, Threads und Bluesky. Hast du eines davon angelegt, stell sicher, dass E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Kundschaft im Konto stehen, nicht deine.

Auf Plattformen mit Rollen (Facebook-Seiten und Unternehmensportfolios, LinkedIn-Seiten, YouTube-Kanalberechtigungen) sollte die Kundschaft Admin sein, bevor du dich selbst entfernst. Entferne nie zuerst deinen eigenen Zugang in der Hoffnung, dass sie ihn schon hat.

2. Geplante Beiträge, über die Klarheit herrscht

Sieh dir alles an, was nach dem Übergabedatum geplant ist. Entscheide für jeden Beitrag gemeinsam mit der Kundschaft: vor deinem Abschied veröffentlichen, als Entwurf übergeben oder stornieren. Ein Beitrag, der zwei Wochen später mit einem abgelaufenen Angebot oder einem Ton rausgeht, den das neue Team nicht mag, ist eine unangenehme Art, in Erinnerung zu bleiben.

Denk auch an Beiträge, die direkt in einer Plattform geplant sind. Ein Video, das in YouTube Studio geplant ist, oder ein Beitrag, der auf einer Facebook-Seite geplant ist, geht trotzdem live, egal mit welchem Tool du geplant hast.

3. Automationen, die weiterlaufen

Das vergessen Agenturen am häufigsten. Wenn du Kommentar-zu-DM-Automationen, Keyword-Antworten, Willkommensnachrichten oder Kontakterfassung eingerichtet hast, arbeiten die gerade für die Kundschaft. Jemand kommentiert PREIS unter einem Reel von vor drei Monaten und bekommt die Preisliste per DM. Liegt die Automation in deinem Agenturkonto und du trennst die Verbindung, endet das am Tag deines Abschieds, und niemand merkt es, bis sich ein Kunde beschwert.

Liste jede aktive Automation auf, was sie tut, welcher Beitrag oder welches Keyword sie startet und wohin ihre Kontakte gehen. Übertrage sie dann mit dem Konto, damit sie weiterläuft.

4. Nachrichtenverlauf und Kontakte

Der DM-Verlauf ist Kundengeschichte. Frühere Fragen, Beschwerden, Bestellungen, die Person, die letzten Monat nach Großhandel gefragt hat. Instagram und Facebook speichern die Unterhaltungen auf ihrer Seite, aber Notizen, Tags, Zuweisungen und gesammelte E-Mail-Adressen liegen meist in dem Tool, mit dem du geantwortet hast. Übergibst du die Konten, behältst aber das Tool, verliert die Kundschaft diesen ganzen Kontext.

5. Agenturteam und Agenturtools entfernt

Ist die Übergabe fertig, sollte niemand aus der Agentur mehr Zugang haben. Dazu zählen die Person, die zwei Monate frei mitgearbeitet hat, die Person, deren Praktikum letztes Jahr endete, und jedes Tool mit einem Token: Planer, Reporting-Dashboards, API-Schlüssel, Webhooks, die Kontakte an dein CRM statt an das der Kundschaft schicken.

Die Übergabe-Checkliste

Kopiere sie in dein Projekttool und geh sie mit der Kundschaft durch.

Zwei Wochen vorher

• Bestätige das Übergabedatum und die Person, die auf Kundenseite übernimmt.
• Stell sicher, dass die Kundschaft auf jeder Plattform und jeder Facebook- oder LinkedIn-Seite Admin oder Inhaber ist.
• Liste alle geplanten Beiträge nach dem Datum auf und entscheide: veröffentlichen, Entwurf oder stornieren.
• Liste alle aktiven Automationen mit ihren Keywords und den Zielen ihrer Kontakte auf.
• Exportiere alle Berichte, die die Kundschaft bezahlt hat.

Übergabewoche

• Veröffentliche oder storniere, was vereinbart wurde. Mach den Rest zu Entwürfen.
• Übertrage Konten und Automationen zusammen mit ihrem Nachrichtenverlauf.
• Richte die Ziele für Kontakte (CRM, E-Mail-Liste, Webhooks) auf die eigenen Tools der Kundschaft.
• Übergib Marken-Assets: Logo, Farben, Vorlagen, gespeicherte Beitragstexte, Hashtag-Sets.
• Zeig der Kundschaft eine laufende Automation, damit sie weiß, wo sie liegt.

Übergabetag

• Entferne jede Person der Agentur aus jeder Plattformrolle und jedem Tool.
• Widerrufe API-Schlüssel, verbundene Apps und Webhooks der Agentur.
• Ändere gemeinsame Passwörter, die die Agentur je kannte, und aktiviere die Zwei-Faktor-Authentifizierung mit dem eigenen Telefon der Kundschaft.
• Schick der Kundschaft eine kurze schriftliche Zusammenfassung: was übertragen wurde, was storniert wurde, was noch läuft.

Typische Fehler

Passwörter in einer Tabelle

Eine geteilte Tabelle mit allen Logins ist am ersten Tag praktisch und danach für immer ein Risiko. Sie wird kopiert, weitergeleitet und liegt noch lange nach Vertragsende in jemandes Downloads. Plattformrollen und echter Teamzugang gibt es, damit niemand das Passwort braucht. Wurde je ein Passwort geteilt, ändere es bei der Übergabe.

Automationen, die am Tag deines Abschieds stoppen

Die Agentur trennt ihr Tool, und jede Kommentar-zu-DM-Automation stoppt mit. Die Beiträge sagen weiter „Kommentiere ANLEITUNG“, die Leute kommentieren weiter, und niemand bekommt die DM. Die Kundschaft erfährt es Wochen später von einem verärgerten Follower. Übertrage Automationen mit dem Konto oder gib der Kundschaft wenigstens eine schriftliche Liste, damit sie sie nachbauen kann, bevor du die Verbindung trennst.

Ehemalige Mitarbeitende mit Zugang

Leute verlassen Agenturen ständig, und ihr Zugang zu Kundenseiten bleibt oft bestehen. Sechs Monate später kann eine frühere freie Mitarbeit immer noch auf der Facebook-Seite einer Marke posten. Geh bei der Übergabe jede Rollenliste auf jeder Plattform durch, nicht nur die, an die du dich erinnerst.

Konten übergeben, aber den Verlauf behalten

Die Kundschaft bekommt die Logins, aber nicht die Unterhaltungen, die Tags, die Kontakte oder die per DM gesammelten E-Mail-Adressen. Sie fängt bei null an, mit einem Publikum, das sich daran erinnert, mit ihr gesprochen zu haben.

Überraschungen in der Warteschlange lassen

Ein Beitrag, der nächsten Monat geplant ist, ein Rundversand, der am Freitag rausgehen soll, eine DM-Sequenz, die noch auf jemanden wartet. Alles, was nach deinem Abschied passiert, passiert im Namen der Kundschaft, ohne dass jemand zusieht.

So läuft die Übertragung in Chat33

Wenn du Kundschaft in Chat33 führst, sitzt jede schon in einem eigenen Kunden-Workspace mit eigenen Kanälen, Beiträgen, Kommentar-zu-DM-Automationen, Nachrichten, Team, Logo und Markenfarbe. Das macht die Übergabe zu einer einzigen Aktion statt zu einer Checkliste mit Neuverbindungen: Du überträgst den ganzen Workspace auf das eigene Chat33-Konto der Kundschaft.

1. Schließe ab, was noch läuft. Öffne „Workspaces verwalten“ und tipp auf „An Kundschaft übertragen“. Chat33 prüft zuerst, was noch in der Schwebe ist: Beiträge, die auf die Veröffentlichung warten, Broadcasts, geplante Nachrichten und Abrechnungen, die beglichen werden müssen. Jeder Punkt hat einen Button zum Beheben. Ein Workspace lässt sich erst übergeben, wenn nichts mehr aussteht, damit nach deinem Abschied nichts im Namen der Kundschaft rausgeht.
2. Der Inhaber bestätigt. Nur der Inhaber der Agentur kann eine Übertragung starten. Du gibst die E-Mail-Adresse der Kundschaft ein, tippst zur Bestätigung den Namen des Workspace und gibst einen 6-stelligen Code ein, der an deine E-Mail-Adresse geschickt wird.
3. Die Kundschaft bekommt einen Link. Er gilt 14 Tage. Du kannst ihn zurückziehen, bis die Kundschaft ihn nutzt.
4. Die Kundschaft nimmt an. Sie meldet sich an oder erstellt ein Chat33-Konto mit genau dieser E-Mail-Adresse, sieht eine klare Zusammenfassung, was sie bekommt und was sich ändert, bestätigt ihre Adresse mit einem eigenen 6-stelligen Code und nimmt an.
5. Alles zieht um. Verbundene Kanäle, Automationen mit ihren Vorlagen und Tags, Kontakte und Nachrichtenverlauf, veröffentlichte Beiträge und Entwürfe, Medien, Logo und Farbe. Aktive Kommentar-zu-DM-Automationen laufen durch die Übergabe weiter, ein Kommentar unter einem alten Beitrag bekommt also weiterhin seine DM.
6. Die Agentur ist raus. Du und dein ganzes Team verlieren den Zugang zum Workspace. API-Schlüssel, Entwickler-API-Profile, Ziele für Kontakte, der Nachrichten-Webhook und Apps, die dein Team verbunden hat, werden abgeschaltet, damit nichts mehr Daten an Agenturtools schickt. Personen im Workspace, die nie zu deinem Team gehörten (etwa die eigenen Mitarbeitenden der Kundschaft), behalten ihren Zugang, und die Kundschaft kann sie in den Einstellungen entfernen.

Die Kundschaft startet im Free-Tarif auf ihrem eigenen Konto und zahlt nichts, solange sie nicht upgradet. Dein Tarif deckt den Workspace bis einschließlich zum Tag der Annahme. Ist der Workspace größer als die Free-Grenzen (mehr Kanäle oder Automationen, als Free erlaubt), wird er nach der Übergabe pausiert, bis die Kundschaft upgradet, und der Bildschirm sagt es beiden Seiten, bevor jemand annimmt. Die Tarife findet die Kundschaft auf der Preisseite.

Wenn die Kundschaft den Workspace nicht will

Manchmal wechselt die Kundschaft zu einem anderen Setup und braucht nur die Plattformkonten, die ihr ohnehin gehören. Dann kannst du stattdessen den Workspace löschen. Das kann nur der Inhaber: Du tippst den Namen des Workspace und einen 6-stelligen Code aus deiner E-Mail. Chat33 pausiert dann die Automationen, storniert geplante Beiträge, trennt Kanäle und entfernt Mitglieder und Schlüssel. Der Workspace lässt sich 7 Tage lang wiederherstellen, falls jemand es sich anders überlegt, und wird danach endgültig entfernt.

Freigaben durch die Kundschaft nach der Übergabe

Hat die Kundschaft deine Beiträge während der Zusammenarbeit über Kundenfreigaben geprüft, liegen diese Freigabe-Einstellungen im Workspace. Nach der Übertragung gehören sie der Kundschaft, die Freigaben für ihr eigenes Team weiternutzen oder in den Einstellungen ausschalten kann.

Häufige Fragen

Muss die Kundschaft zahlen, um den Workspace zu übernehmen?

Nein. Der Workspace zieht auf ihr eigenes Konto im Free-Tarif um. Liegt er über den Free-Grenzen, bleibt er pausiert, bis sie upgradet oder ihn verkleinert.

Laufen Kommentar-zu-DM-Automationen nach der Übergabe weiter?

Ja. Aktive Automationen ziehen mit und laufen weiter. Die Kundschaft kann jede, die sie nicht will, unter Automationen pausieren.

Was passiert mit Beiträgen, die wir in Chat33 geplant haben?

Sie müssen veröffentlicht oder storniert werden, bevor die Übertragung starten kann. Beiträge, die schon als native geplante Beiträge an Facebook oder YouTube übergeben wurden, gehen dort trotzdem live.

Können wir nach der Übergabe einen Lesezugriff behalten?

Nein. Das gesamte Team der Agentur verliert den Zugang. Das ist der Sinn einer sauberen Übergabe: Die Kundschaft weiß genau, wer in ihrem Namen posten kann.

Was, wenn die Kundschaft nie annimmt?

Der Link läuft nach 14 Tagen ab, und es ändert sich nichts: Der Workspace bleibt bei der Agentur. Du kannst einen neuen Link schicken oder den Workspace löschen.

Die Kurzfassung

Eine gute Übergabe überträgt Konten, Automationen und Verlauf zusammen, storniert alles, was die Kundschaft später überraschen würde, und entfernt jede Person und jedes Tool der Agentur am selben Tag. Mach sie nach einer schriftlichen Checkliste, nicht aus dem Gedächtnis. Arbeitet deine Kundschaft in eigenen Chat33-Workspaces, erledigt die Übertragung das meiste für dich: ein Inhaber-Code, ein Link für 14 Tage, und die Kundschaft übernimmt, während alles weiterläuft.

Instagram-Kommentar-zu-DM in Chat33

Kommentar-zu-DM-Automationen, Planung und Nachrichten für das Instagram jedes Kundenkontos, in einem Workspace, den du bei Vertragsende übergeben kannst.