Cómo entregar las cuentas de redes sociales a un cliente

Todo contrato de agencia termina en algún momento. El cliente contrata a alguien interno, el presupuesto se mueve o el trabajo simplemente cumple su ciclo. La forma en que te vas importa tanto como la forma en que empezaste: una entrega desordenada es lo que el cliente recuerda, y muchas veces es lo que le cuenta a la siguiente agencia sobre ti.

El problema es que el trabajo de redes sociales se reparte en muchos lugares. Inicios de sesión, roles en las páginas, publicaciones programadas, automatizaciones de DM, los mensajes, respuestas guardadas, claves de API para una herramienta de reportes. Cuando nadie es dueño de la lista, siempre se pierde algo.

Esta guía es un plan práctico de salida: qué incluye una entrega limpia, una lista de verificación que puedes copiar, los errores que causan problemas después y cómo funciona la transferencia si manejas a tus clientes en Chat33.

En resumen:

• Acuerda una fecha de entrega y quién asume el relevo del lado del cliente.
• Termina o cancela todo lo que esté programado para después de esa fecha.
• Traspasa juntos las cuentas, las automatizaciones y el historial de mensajes, no uno por uno.
• Quita a cada persona y cada herramienta de la agencia, el mismo día.
• Anota lo que entregaste y envíaselo al cliente.

Qué incluye una entrega limpia

Una entrega no es solo "aquí están las contraseñas". El cliente debe poder seguir manejando todo al día siguiente de tu salida, sin llamarte. Eso significa cinco cosas.

1. Acceso a las cuentas, con el cliente como propietario

El cliente debe ser dueño de cada cuenta a su nombre: la cuenta profesional de Instagram, la página de Facebook, la cuenta de TikTok, el canal de YouTube, la página de LinkedIn, X, Threads y Bluesky. Si creaste alguna de ellas, asegúrate de que el correo y el teléfono del cliente estén en la cuenta, no los tuyos.

En las plataformas con roles (páginas de Facebook y portafolios comerciales, páginas de LinkedIn, permisos de canal de YouTube), el cliente debe ser administrador antes de que te quites tú. Nunca elimines primero tu propio acceso con la esperanza de que ellos ya lo tengan.

2. Publicaciones programadas bajo control

Revisa todo lo planeado después de la fecha de entrega. Para cada publicación, decide con el cliente: publicarla antes de irte, entregarla como borrador o cancelarla. Una publicación que sale dos semanas después, con una oferta vencida o un tono que al nuevo equipo no le gusta, es una forma incómoda de ser recordado.

Acuérdate también de las publicaciones programadas de forma nativa dentro de una plataforma. Un video programado en YouTube Studio o una publicación programada en una página de Facebook saldrá igual, sin importar qué herramienta usaste para programarla.

3. Automatizaciones que siguen funcionando

Esto es lo que más olvidan las agencias. Si configuraste automatizaciones de comentario a DM, respuestas por palabra clave, mensajes de bienvenida o captación de contactos, esas automatizaciones están trabajando para el cliente ahora mismo. Alguien comenta PRECIO en un reel de hace tres meses y recibe la lista de precios por DM. Si la automatización vive en la cuenta de tu agencia y te desconectas, se detiene el día que te vas, y nadie lo nota hasta que se queja un cliente de la marca.

Haz una lista de cada automatización activa, qué hace, qué publicación o palabra clave la inicia y adónde van sus contactos. Luego muévela junto con la cuenta, para que siga funcionando.

4. Historial de mensajes y contactos

El historial de DM es historial de clientes. Preguntas pasadas, quejas, pedidos, la persona que preguntó por ventas al por mayor el mes pasado. Instagram y Facebook guardan las conversaciones de su lado, pero las notas, etiquetas, asignaciones y correos recopilados suelen vivir en la herramienta que usabas para responder. Si entregas las cuentas pero te quedas con la herramienta, el cliente pierde todo ese contexto.

5. Equipo y herramientas de la agencia eliminados

Cuando termina la entrega, nadie de la agencia debería conservar acceso. Eso incluye a la persona freelance que ayudó dos meses, a quien hizo prácticas y se fue el año pasado, y a cada herramienta que guarda un token: programadores de publicaciones, paneles de reportes, claves de API, webhooks que envían los contactos a tu CRM en lugar del suyo.

La lista de verificación de la entrega

Cópiala en tu herramienta de proyectos y revísala con el cliente.

Dos semanas antes

• Confirma la fecha de entrega y la persona que asume el relevo del lado del cliente.
• Asegúrate de que el cliente sea administrador o propietario en cada plataforma y en cada página de Facebook o LinkedIn.
• Haz una lista de todas las publicaciones programadas después de esa fecha y decide: publicar, dejar como borrador o cancelar.
• Haz una lista de todas las automatizaciones activas, sus palabras clave y adónde van sus contactos.
• Exporta los reportes que el cliente pagó.

Semana de la entrega

• Publica o cancela lo acordado. Convierte el resto en borradores.
• Traspasa las cuentas y las automatizaciones juntas, con su historial de mensajes.
• Apunta los destinos de contactos (CRM, lista de correo, webhooks) a las herramientas del propio cliente.
• Entrega los recursos de marca: logotipo, colores, plantillas, descripciones guardadas, conjuntos de hashtags.
• Muéstrale al cliente una automatización en vivo para que sepa dónde está.

Día de la entrega

• Quita a cada persona de la agencia de todos los roles de plataforma y de todas las herramientas.
• Revoca las claves de API, las apps conectadas y los webhooks de la agencia.
• Cambia cualquier contraseña compartida que la agencia haya conocido y activa la autenticación en dos pasos con el teléfono del propio cliente.
• Envía al cliente un resumen escrito breve: qué se traspasó, qué se canceló y qué sigue funcionando.

Errores comunes

Contraseñas en una hoja de cálculo

Una hoja compartida con todos los inicios de sesión es cómoda el primer día y un riesgo para siempre después. Se copia, se reenvía y queda en la carpeta de descargas de alguien mucho después de que termina el contrato. Los roles de plataforma y el acceso de equipo existen precisamente para que nadie necesite la contraseña. Si alguna vez se compartió una contraseña, cámbiala en la entrega.

Automatizaciones que se detienen el día que te vas

La agencia desconecta su herramienta, y con ella se detiene cada automatización de comentario a DM. Las publicaciones siguen diciendo "comenta GUÍA", la gente sigue comentando y nadie recibe el DM. El cliente se entera por un seguidor molesto, semanas después. Traspasa las automatizaciones junto con la cuenta, o al menos entrega al cliente una lista escrita para que pueda reconstruirlas antes de que te desconectes.

Dejar a exempleados con acceso

La gente se va de las agencias todo el tiempo, y su acceso a las páginas de los clientes muchas veces se queda. Seis meses después, un excolaborador todavía puede publicar en la página de Facebook de una marca. En la entrega, revisa la lista de roles de cada plataforma, no solo los que recuerdas haber agregado.

Entregar las cuentas pero quedarte con el historial

El cliente recibe los inicios de sesión, pero no las conversaciones, las etiquetas, los contactos ni los correos recopilados en los DM. Empieza de cero con una audiencia que recuerda haber hablado con él.

Dejar sorpresas en la cola

Una publicación programada para el mes que viene, una difusión lista para salir el viernes, una secuencia de DM que sigue esperando a alguien. Todo lo que ocurra después de tu salida ocurre a nombre del cliente, sin que nadie lo vigile.

Cómo funciona la transferencia en Chat33

Si manejas clientes en Chat33, cada cliente ya está en su propio espacio de trabajo de cliente, con sus propios canales, publicaciones, automatizaciones de comentario a DM, mensajes, equipo, logotipo y color de marca. Eso convierte la entrega en una sola acción en lugar de una lista de reconexiones: transfieres todo el espacio de trabajo a la cuenta de Chat33 del propio cliente.

1. Termina lo que sigue en curso. Abre Administrar espacios de trabajo y pulsa Transferir al cliente. Primero, Chat33 revisa lo que sigue en marcha: publicaciones en espera de salir, difusiones, mensajes programados y cualquier cobro que haya que saldar. Cada uno tiene un botón Resolver. Un espacio de trabajo solo se puede entregar cuando no queda nada pendiente, así que nada sale a nombre del cliente después de tu salida.
2. La persona propietaria confirma. Solo quien es propietario de la agencia puede iniciar una transferencia. Ingresas el correo del cliente, escribes el nombre del espacio de trabajo para confirmar e ingresas un código de 6 dígitos que se envía a tu correo.
3. El cliente recibe un enlace. Es válido por 14 días. Puedes cancelarlo hasta que el cliente lo use.
4. El cliente acepta. Inicia sesión o crea una cuenta de Chat33 con ese mismo correo, ve un resumen claro de lo que recibe y lo que cambia, confirma su dirección con su propio código de 6 dígitos y acepta.
5. Todo se traspasa. Canales conectados, automatizaciones con sus plantillas y etiquetas, contactos e historial de mensajes, publicaciones publicadas y borradores, archivos multimedia, logotipo y color. Las automatizaciones de comentario a DM activas siguen funcionando durante la entrega, así que un comentario en una publicación antigua sigue recibiendo su DM.
6. La agencia queda fuera. Tú y todo tu equipo pierden el acceso al espacio de trabajo. Las claves de API, los perfiles de la API para desarrolladores, los destinos de contactos, el webhook de mensajes y las apps que conectó tu equipo se desactivan, para que nada siga enviando datos a herramientas de la agencia. Las personas del espacio de trabajo que nunca fueron de tu equipo (por ejemplo, el personal del propio cliente) conservan su acceso, y el cliente puede quitarlas en Configuración.

El cliente empieza en el plan Free en su propia cuenta y no paga nada a menos que mejore su plan. Tu plan cubre el espacio de trabajo hasta el día en que aceptan, inclusive. Si el espacio de trabajo supera los límites del plan Free (más canales o automatizaciones de las que permite Free), queda en pausa después de la entrega hasta que el cliente mejore su plan, y la pantalla se lo avisa a ambas partes antes de que nadie acepte. El cliente puede ver los planes en la página de precios.

Cuando el cliente no quiere el espacio de trabajo

A veces el cliente se muda a otra configuración y solo necesita las cuentas de las plataformas, que ya son suyas. En ese caso puedes eliminar el espacio de trabajo en lugar de transferirlo. Solo la persona propietaria puede hacerlo: escribes el nombre del espacio de trabajo y un código de 6 dígitos de tu correo. Entonces Chat33 pausa las automatizaciones, cancela las publicaciones programadas, desconecta los canales y elimina a los miembros y las claves. El espacio de trabajo se puede restaurar durante 7 días, por si alguien cambia de opinión, y después se elimina definitivamente.

Aprobaciones del cliente después de la entrega

Si el cliente revisaba tus publicaciones mediante las aprobaciones de clientes mientras trabajaban juntos, esos ajustes de aprobación viven en el espacio de trabajo. Después de la transferencia, el cliente es su dueño y puede seguir usando las aprobaciones para su propio equipo o desactivarlas en Configuración.

Preguntas frecuentes

¿El cliente tiene que pagar para asumir el espacio de trabajo?

No. El espacio de trabajo pasa a su propia cuenta en el plan Free. Si supera los límites de Free, se queda en pausa hasta que mejore su plan o lo reduzca.

¿Las automatizaciones de comentario a DM siguen funcionando después de la entrega?

Sí. Las automatizaciones activas se traspasan y siguen funcionando. El cliente puede pausar desde Automatizaciones las que no quiera.

¿Qué pasa con las publicaciones que programamos en Chat33?

Tienen que publicarse o cancelarse antes de que pueda iniciar la transferencia. Las publicaciones que ya se entregaron a Facebook o YouTube como publicaciones programadas nativas igual saldrán allí.

¿Podemos conservar acceso de solo lectura después de la entrega?

No. Todo el equipo de la agencia pierde el acceso. Ese es el objetivo de una entrega limpia: el cliente sabe exactamente quién puede publicar a su nombre.

¿Qué pasa si el cliente nunca acepta?

El enlace vence a los 14 días y nada cambia: el espacio de trabajo se queda con la agencia. Puedes enviar un enlace nuevo o eliminar el espacio de trabajo.

En pocas palabras

Una buena entrega traspasa juntos las cuentas, las automatizaciones y el historial, cancela todo lo que pueda sorprender al cliente más adelante y quita a cada persona y cada herramienta de la agencia el mismo día. Hazla con una lista escrita, no de memoria. Si tus clientes viven en sus propios espacios de trabajo de Chat33, la transferencia hace casi todo por ti: un código de propietario, un enlace de 14 días, y el cliente asume el control con todo funcionando.

Comentario a DM de Instagram en Chat33

Automatizaciones de comentario a DM, programación y mensajes para el Instagram de cada cliente, en un espacio de trabajo que puedes entregar cuando termine el contrato.