DM-Kontakte per Webhook an dein CRM senden

Ein Kontakt, der nur in einem Instagram-Posteingang existiert, ist ein Kontakt, der vergessen wird. Die Person hat ein Angebot angefragt, sich für eine Kooperation beworben oder sich auf eine Warteliste gesetzt, und eine Woche später weiß niemand mehr, wer es war.

Webhooks lösen das. Ein Webhook ist eine Nachricht, die deine Automation in dem Moment an ein anderes System schickt, in dem etwas passiert. Setz einen in eine DM-Automation, und jeder Kontakt landet dort, wo dein Team ohnehin arbeitet: in einem CRM, einer Tabelle, einem Helpdesk oder deiner eigenen Datenbank.

Die zwei Schritte

Chat33-Automationen haben zwei Schritte, um mit anderen Systemen zu sprechen.

Daten an einen Webhook senden schickt eine POST-Anfrage mit einer JSON-Beschreibung dessen, was gerade passiert ist, an eine URL deiner Wahl. Das ist die einfache Option, gemacht für empfangende Tools.

API aufrufen ruft eine URL mit der Methode deiner Wahl auf: GET, POST, PUT oder DELETE. Mit POST und PUT enthält der Body dieselben Angaben. Jede Anfrage trägt die IDs von Automation und Kontakt als Header, X-Flow-Id und X-Contact-Id. Nutz es, wenn du deine eigene API aufrufst.

Beide sind Einbahnstraßen: Sie senden Daten nach außen, und die Automation läuft weiter, ohne die Antwort zu verwenden. Automationen laufen außerdem von oben nach unten durch; sie halten nicht an, um auf die nächste Nachricht der Person zu warten. Eine Frage, die du in einer Automation stellst, wird von einer anderen Automation beantwortet, ausgelöst durch die Antwort.

Was der Webhook sendet

Ein Schritt „Daten an einen Webhook senden“ schickt einen Body wie diesen:

{
  "event": "flow_webhook",
  "flowId": "flow_123",
  "contactId": "contact_456",
  "recipientId": "1784...",
  "platform": "instagram",
  "triggerText": "Hallo, ich hätte gern ein Angebot für 50 Stück",
  "triggerType": "dm_keyword",
  "keyword": "ANGEBOT",
  "postId": null,
  "commentId": null,
  "contact": {
    "name": "Anna",
    "externalId": "1784...",
    "platform": "instagram"
  },
  "timestamp": "2026-04-04T10:15:00.000Z"
}

Das nützlichste Feld ist meist triggerText: die Nachricht oder der Kommentar, der die Automation gestartet hat, in den eigenen Worten der Person. keyword ist das Auslöser-Keyword, das gepasst hat, und bei einem Kommentar sagen postId und commentId, von welchem Beitrag er kam.

Was nicht enthalten ist: E-Mail-Adressen oder Telefonnummern. Instagram gibt sie nicht an Apps weiter. Braucht dein CRM Kontaktdaten, frag sie in der Unterhaltung ab oder schick einen Link zu einem Formular.

Ist die Angabe, die du brauchst, eine E-Mail-Adresse, fragt ein Schritt „E-Mail abfragen“ sie in der DM ab, und Chat33 kann jede gesammelte Adresse direkt an HubSpot oder Mailchimp senden, ganz ohne Webhook. Instagram-Leads in HubSpot sammeln zeigt dieses Setup.

Wohin du es sendest

Alles, was eine HTTPS-Anfrage empfangen kann, funktioniert:

• Der eingehende Webhook einer Automationsplattform. Die meisten bieten einen „Catch Webhook“-Auslöser, der dir eine URL gibt. Von dort fügst du eine Zeile in eine Tabelle ein, erstellst einen CRM-Kontakt oder postest in einen Team-Chat.
• Der eingehende Webhook deines CRM, falls es einen hat.
• Dein eigenes Backend, über den Schritt „API aufrufen“.

Willst du Instagram lieber aus eigenem Code ansprechen, zeigt der Leitfaden zur Instagram DM API, was dafür nötig ist.

Einrichten

1. Hol dir die empfangende URL aus dem Tool, das die Daten annimmt.
2. Füge einen Schritt Daten an einen Webhook senden in die Automation ein, die läuft, sobald der Kontakt etwas Nützliches gesagt hat, zum Beispiel die Keyword-Automation angebot, die ein Antippen von „Angebot anfragen“ beantwortet.
3. Füge die URL ein.
4. Aktiviere die Automation und löse sie von einem zweiten Instagram-Konto aus.
5. Prüf im empfangenden Tool die Testanfrage und ordne dann die Felder zu, die du brauchst.

Den Endpunkt absichern

Die Webhook-Anfrage ist nicht signiert. Behandle also die URL selbst als Geheimnis:

• Nutz eine lange, zufällige URL oder füge ein geheimes Token in den Query-String ein, das dein Empfänger prüft.
• Akzeptiere nur die Felder, die du erwartest, und ignoriere alles andere.
• Prüf, ob flowId zu einer deiner Automationen passt, bevor du auf die Daten reagierst.
• Nutz HTTPS.

Zuverlässigkeit

Jeder Schritt macht einen Versuch mit 10 Sekunden Timeout. Ist die empfangende Seite in diesem Moment nicht erreichbar, wird das Ereignis nicht noch einmal zugestellt.

Für die meiste Kontakterfassung ist das in Ordnung, denn die Unterhaltung liegt weiter in Chat33 unter Nachrichten und der Kontakt ist weiter getaggt. Bei allem Kritischen soll der Empfänger schnell antworten (erst speichern, später verarbeiten), und du koppelst den Webhook mit einem Schritt Person taggen, damit du die Leads in Chat33 immer finden kannst, falls etwas durchgerutscht ist. Unser Leitfaden zum Taggen hat ein Namensschema, das dafür gut funktioniert.

Lohnende Automationen zur Kontakterfassung

• Angebotsanfragen: Keyword angebot, Tag und Webhook, dann eine Frage mit Schnellantworten, deren Optionen jeweils eine eigene Automation auslösen (und einen eigenen Webhook, wenn die Antwort für dein CRM wichtig ist).
• Kooperationsanfragen: Keyword kooperation, Link zum Media Kit, Webhook an die Tabelle, die dein Management liest. Siehe DM-Automation für Creator.
• Wartelisten: Keyword für Story-Antworten, eine Bestätigung, ein Tag und ein Webhook, damit die Zahl in Echtzeit aktuell bleibt.
• Großhandel: Ein Schritt „Bedingung prüfen“, der schaut, ob die Nachricht „Großhandel“ enthält, und nur diese Kontakte in deine B2B-Pipeline schickt.

Chat33-Integrationen

Webhooks, HTTP-Anfragen und die übrigen Wege, wie sich Chat33 mit den Tools verbindet, die du schon nutzt.