Instagram-Leads in HubSpot sammeln, direkt aus den DMs

Wer eine Dienstleistung verkauft, wird auf Instagram oft zum ersten Mal bemerkt. Ein Coach postet ein kurzes Video zu einem häufigen Fehler, eine Agentur zeigt ein Vorher-Nachher, eine Beratung erklärt eine Idee in einem Karussell. Leute kommentieren, stellen Fragen, schicken DMs. Und dann bleiben die meisten dieser Unterhaltungen im Instagram-Posteingang, wo sie im Vertrieb nie jemand sieht.

In HubSpot passiert der Vertrieb wirklich: Kontakte, Zuständige, Aufgaben, Sequenzen, Deals. Die Lücke dazwischen füllt meist jemand, der Namen von Hand aus DMs abtippt, wenn er daran denkt.

Dieser Leitfaden zeigt, wie du die Lücke schließt: die E-Mail-Adresse in der DM abfragen, den HubSpot-Kontakt automatisch anlegen, ihn in eine Liste legen und das Nachfassen HubSpot überlassen.

Kurz gesagt:

• Biete etwas, das eine E-Mail-Adresse wert ist: ein Audit, eine Preisliste, einen Gesprächstermin, eine Checkliste.
• Frag die E-Mail-Adresse in der DM ab, im Moment des Interesses.
• Chat33 erstellt oder aktualisiert den HubSpot-Kontakt anhand der E-Mail-Adresse und fügt ihn deiner Liste hinzu.
• Ein HubSpot-Workflow übernimmt von dort: Zuständigkeit, Aufgabe, Nachfass-E-Mail.

Für wen das gedacht ist

• Coaches und Beratungen, die Gespräche und Programme verkaufen und jede interessierte Person vor dem Nachfassen an einem Ort haben wollen.
• Agenturen, die Instagram für sich selbst oder für Kundschaft betreuen und Leads im CRM der Kundschaft erfassen. Kommentar-zu-DM für Agenturen zeigt, wie du das als Leistung verkaufst.
• B2B- und Dienstleistungsunternehmen, bei denen ein Lead ein Gespräch ist, kein Warenkorb. Kommentar-zu-DM für B2B hat dafür Keywords und erste DMs.

Willst du eher eine Newsletter-Liste als eine Vertriebspipeline, passt Instagram-E-Mail-Kontakte in Mailchimp besser. Du kannst auch beides machen.

Warum ein Instagram-Handle noch kein Lead ist

Instagram gibt keine E-Mail-Adressen oder Telefonnummern an Apps weiter. Ein Kommentar liefert dir ein Handle und sonst nichts. Für ein CRM ist das kein Kontakt: Du kannst ihm keine E-Mail schreiben, ihn keinem Website-Besuch zuordnen und ihn keiner Vertriebsperson übergeben, die in ihrem Postfach arbeitet.

Die E-Mail-Adresse muss also von der Person kommen, und der beste Moment zum Fragen ist, wenn sie dich gerade um etwas gebeten hat. „Kommentiere AUDIT und ich schicke dir die Checkliste“ ist ein fairer Tausch. Die DM fragt, wohin sie geschickt werden soll, die Person antwortet, und jetzt gibt es einen echten Kontakt.

So funktioniert es

1. Ein Keyword startet die Automation. Jemand kommentiert AUDIT unter deinem Beitrag oder schickt es als DM. Auf Facebook funktioniert ein Messenger-Keyword genauso.
2. Chat33 fragt nach der E-Mail-Adresse. Ein Schritt „E-Mail abfragen“ schickt deine Frage als DM und wartet bis zu 24 Stunden auf die Antwort.
3. Die Person antwortet mit ihrer Adresse. Bei „E-Mail erhalten“ geht die Automation weiter: die Checkliste senden, einen Buchungslink oder ein kurzes Danke.
4. HubSpot bekommt den Kontakt. Binnen Sekunden erstellt Chat33 den Kontakt oder aktualisiert ihn, wenn diese E-Mail-Adresse schon in HubSpot ist. Vor- und Nachname werden gefüllt, wenn Instagram oder Facebook uns einen echten Namen liefert.
5. Der Kontakt kommt in deine Liste. Hast du beim Verbinden eine statische Liste gewählt, wird der Kontakt ihr hinzugefügt.

Kontakte werden über die E-Mail-Adresse abgeglichen, sodass jemand, der schon dein Website-Formular ausgefüllt hat oder unter zwei Beiträgen kommentiert, ein einziger Kontakt bleibt. Die HubSpot-Anleitung zur Einrichtung zeigt die Verbindung Schritt für Schritt.

Nutze eine Liste als Übergabe

HubSpot hat statische Listen (du bestimmst, wer drin ist) und aktive Listen (HubSpot füllt sie nach Filtern). Chat33 fügt Kontakte einer statischen Liste hinzu. Lege also eine an, etwa „Instagram-Leads“, und wähl sie beim Verbinden.

Diese Liste wird zum Übergabepunkt zwischen Instagram und deinem Vertriebsprozess:

• Eine gespeicherte Ansicht fürs Team. Alle können die Liste öffnen und sehen, wer diese Woche über Instagram hereingekommen ist.
• Ein Workflow-Auslöser. Ein HubSpot-Workflow kann Kontakte aufnehmen, sobald sie zur Liste hinzugefügt werden, und von dort alles Weitere erledigen.
• Ein Segment fürs Reporting. Vergleiche, wie Instagram-Leads durch deine Pipeline laufen, mit Leads von deiner Website oder von Events.

Jeder Lead bleibt außerdem in Chat33 unter Kontakte, Leads, mit der Automation, dem Keyword und dem Beitrag, aus dem er kam, falls du wissen willst, welcher Inhalt ihn gebracht hat.

Was du in HubSpot bauen solltest

Ein paar Workflows, die sich einmal einzurichten lohnen, alle ausgelöst durch die Mitgliedschaft in deiner Instagram-Liste. Was du bauen kannst, hängt von deinem HubSpot-Tarif ab.

Zuständigkeit festlegen und eine Aufgabe erstellen. Für einen Coach oder eine kleine Agentur reicht das: Jeder neue Instagram-Lead bekommt eine Aufgabe für morgen früh, „Dem Instagram-Lead antworten und ein Gespräch anbieten.“

Eine Nachfass-E-Mail senden. Hast du eine Checkliste oder Preisliste versprochen, schick sie ein paar Minuten später noch einmal per E-Mail, mit einem Link zum Buchen eines Gesprächs. Die DM geht unter; die E-Mail wird gefunden.

Deals zunächst von Hand anlegen. Jeder Lead landet in derselben Liste, egal welches Keyword ihn gebracht hat, ein HubSpot-Workflow kann also einen ANGEBOT-Lead nicht von einem CHECKLISTE-Lead unterscheiden. Schau das Keyword in Chat33 unter Kontakte, Leads nach und leg den Deal für die Leute an, die kaufen wollen. Halte es einfach, bis das Volumen mehr verlangt.

Lass die Unterhaltung menschlich bleiben. Die Aufgabe der Automation ist, die E-Mail-Adresse zu sammeln und den Kontakt zu erfassen. Die Antwort, die den Auftrag gewinnt, sollte von einem Menschen kommen. Nachfassen nach einer automatischen DM hat Vorlagen für diese Nachricht.

Beispiele

Ein Coach bietet ein kostenloses Gespräch an

Beitragstext:  Die meisten scheitern in Woche 3 einer neuen Gewohnheit. Warum, erkläre ich dir in einem kostenlosen 20-Minuten-Gespräch. Kommentiere TERMIN.
Auslöser:      Kommentar-Keyword „TERMIN“
Frage:         Gern! An welche E-Mail-Adresse soll ich den Buchungslink schicken?
Erhalten:      Danke! Hier ist mein Kalender: https://yoursite.com/call. Such dir einen passenden Termin aus.
HubSpot:       Kontakt erstellt, zu „Instagram-Leads“ hinzugefügt, Aufgabe für den Coach

Eine Agentur bietet ein Audit an

Beitragstext:  Wir haben diesen Monat 50 Instagram-Profile geprüft. Kommentiere AUDIT für die 10-Punkte-Checkliste, die wir nutzen.
Auslöser:      Kommentar-Keyword „AUDIT“
Frage:         Wohin soll ich die Checkliste schicken? Antworte mit deiner Firmen-E-Mail-Adresse.
Erhalten:      Ist unterwegs. Sollen wir sie auf deinem Profil anwenden? Antworte mit JA und jemand aus dem Team schreibt dir.
HubSpot:       Kontakt erstellt, zu „Instagram-Leads“ hinzugefügt, Zuständigkeit per Workflow vergeben

Die Antwort JA kann eine eigene DM-Keyword-Automation starten, sodass eine Person in deinem Team genau sieht, wer den nächsten Schritt will.

Ein B2B-Dienstleister schickt eine Preisliste

Beitragstext:  Unsere Preise für laufende Buchhaltung, alles auf einer Seite. Kommentiere PREISE.
Auslöser:      Kommentar-Keyword „PREISE“
Frage:         Gern. An welche E-Mail-Adresse soll ich die Preisliste schicken?
Erhalten:      In deinem Postfach. Bei Fragen zu deinem Setup schreib sie einfach hier.
HubSpot:       Kontakt erstellt, Nachfass-E-Mail mit Preisliste und Buchungslink

Bevor du verbindest

• Hol die Einwilligung in klaren Worten ein. HubSpot hat kein Double-Opt-in für Kontakte, die so hinzugefügt werden. Sag also in der Frage, was die Person bekommt und dass du nachfasst.
• Wähl den richtigen Schlüssel. Neuere HubSpot-Konten nutzen einen Service-Schlüssel (Einstellungen, Integrationen, Service-Schlüssel); ältere können noch ein Private-App-Token nutzen. Beide brauchen die Scopes zum Lesen und Schreiben von Kontakten, dazu die Listen-Scopes, wenn du eine Liste nutzt.
• Sende die Leads, die du schon hast. Hast du E-Mail-Adressen vor dem Verbinden von HubSpot gesammelt, sendet der Button „Vorhandene Leads senden“ auf der Karte sie ebenfalls. Bestehende Kontakte werden aktualisiert, nicht doppelt angelegt.
• Behalte die Karte im Blick. Sie zeigt die Zahlen für gesendet, wartend und fehlgeschlagen. Funktioniert der Schlüssel nicht mehr, steht auf der Karte „Braucht Aufmerksamkeit“, und der Inhaber des Workspace bekommt eine E-Mail. Die Leads warten bis zu 7 Tage in Chat33, bis du es behebst.

Häufige Fragen

Brauche ich einen kostenpflichtigen Chat33-Tarif?

Nein. Der Schritt „E-Mail abfragen“ und die HubSpot-Integration sind in jedem Tarif enthalten, auch in Free.

Erstellt Chat33 Deals in HubSpot?

Nein. Es erstellt oder aktualisiert den Kontakt und fügt ihn der gewählten Liste hinzu. Deals, Aufgaben und E-Mails kommen aus HubSpot-Workflows oder von deinem Team.

Was, wenn der Kontakt in HubSpot schon existiert?

Er wird aktualisiert, nicht doppelt angelegt. Der Abgleich läuft über die E-Mail-Adresse. Kennen wir von Instagram oder Facebook einen echten Namen, wird er in den Kontakt geschrieben.

Funktioniert es mit Instagram-DMs genauso wie mit Kommentaren?

Ja. Ein Kommentar-Keyword oder ein DM-Keyword kann die Automation auf Instagram starten. Auf Facebook funktioniert es mit Messenger-Keywords; die Abfrage nach einem Facebook-Kommentar ist noch nicht verfügbar.

Kann ich sehen, aus welchem Beitrag ein Lead kam?

In Chat33 zeigt Kontakte, Leads für jeden Lead die Automation, das Keyword und den Beitrag. HubSpot bekommt die E-Mail-Adresse, den Namen und die Listenmitgliedschaft.

Die Kurzfassung

Ein Instagram-Handle ist erst ein Lead, wenn du eine E-Mail-Adresse hast. Frag sie in der DM ab, wenn dich jemand um etwas bittet, lass Chat33 den HubSpot-Kontakt anlegen und einer Liste hinzufügen und sorg per HubSpot-Workflow dafür, dass sich ein Mensch kümmert. Starte mit der HubSpot-Anleitung zur Einrichtung oder sieh dir die Tarife an.

HubSpot-Integration in Chat33

Jede E-Mail-Adresse, die deine Instagram- und Facebook-DM-Automationen sammeln, wird binnen Sekunden zu einem HubSpot-Kontakt, per E-Mail-Adresse abgeglichen und in die Liste deiner Wahl gelegt.