Raccogli i contatti di Instagram in HubSpot, direttamente dai DM

Se vendi un servizio, Instagram è spesso il posto in cui le persone ti notano per la prima volta. Un coach pubblica un breve video su un errore comune, un’agenzia mostra un prima e dopo, un consulente spiega un’idea in un carosello. Le persone commentano, fanno domande, mandano DM. E poi la maggior parte di quelle conversazioni resta nei messaggi di Instagram, dove nessuno del reparto vendite le vede mai.

HubSpot è il posto in cui la vendita avviene davvero: contatti, responsabili, attività, sequenze, trattative. Il vuoto tra i due di solito è qualcuno che copia a mano i nomi dai DM, quando se ne ricorda.

Questa guida mostra come colmare quel vuoto: chiedere l’email dentro il DM, creare in automatico il contatto HubSpot, inserirlo in una lista e lasciare che sia HubSpot a gestire il follow-up.

In breve:

• Offri qualcosa che valga un’email: un audit, un listino prezzi, uno spazio per una chiamata, una checklist.
• Chiedi l’email nel DM, nel momento in cui qualcuno mostra interesse.
• Chat33 crea o aggiorna il contatto HubSpot in base all’email e lo aggiunge alla tua lista.
• Da lì in poi se ne occupa un workflow di HubSpot: responsabile, attività, email di follow-up.

A chi serve

• Coach e consulenti che vendono chiamate e programmi e vogliono ogni persona interessata in un unico posto prima del follow-up.
• Agenzie che gestiscono Instagram per sé o per un cliente e riportano i contatti nel CRM del cliente. Il commento a DM per le agenzie spiega come venderlo come servizio.
• Attività B2B e di servizi in cui un contatto è una conversazione, non un checkout. Il commento a DM per il B2B ha parole chiave e primi DM per questo caso.

Se quello che vuoi è una lista per una newsletter e non una pipeline di vendita, i contatti email di Instagram in Mailchimp è più adatto. Puoi anche fare entrambe le cose.

Perché un nome utente di Instagram non è un contatto

Instagram non condivide con le app indirizzi email né numeri di telefono. Un commento ti dà un nome utente e nient’altro. Per un CRM non è un contatto: non puoi mandargli un’email, non puoi collegarlo a una visita al sito e non puoi passarlo a un venditore che lavora nella sua casella di posta.

Quindi l’email deve arrivare dalla persona, e il momento migliore per chiederla è quando ti ha appena chiesto qualcosa. "Commenta AUDIT e ti mando la checklist" è uno scambio onesto. Il DM chiede dove mandarla, la persona risponde e ora c’è un contatto vero.

Come funziona

1. Una parola chiave avvia l’automazione. Qualcuno commenta AUDIT sotto il tuo post o la manda in un DM. Su Facebook, una parola chiave in Messenger funziona allo stesso modo.
2. Chat33 chiede l’email. Un passaggio Raccogli email manda la tua domanda come DM e aspetta fino a 24 ore la risposta.
3. La persona risponde con il suo indirizzo. Su "Email ricevuta" l’automazione prosegue: invia la checklist, un link per prenotare o un breve ringraziamento.
4. HubSpot riceve il contatto. In pochi secondi Chat33 crea il contatto, o lo aggiorna se quell’email è già in HubSpot. Nome e cognome vengono compilati quando Instagram o Facebook ci danno un nome vero.
5. Il contatto entra nella tua lista. Se al momento del collegamento hai scelto una lista statica, il contatto viene aggiunto lì.

I contatti vengono abbinati in base all’email, quindi chi ha già compilato il modulo del tuo sito, o commenta due post, resta un solo contatto. La guida alla configurazione di HubSpot mostra il collegamento passo per passo.

Usa una lista come punto di passaggio

HubSpot ha liste statiche (decidi tu chi ne fa parte) e liste attive (le riempie HubSpot in base ai filtri). Chat33 aggiunge i contatti a una lista statica, quindi creane una chiamata per esempio "Contatti Instagram" e sceglila quando colleghi.

Quella lista diventa il punto di passaggio tra Instagram e il tuo processo di vendita:

• Una vista salvata per il team. Tutti possono aprire la lista e vedere chi è arrivato da Instagram questa settimana.
• Un trigger per un workflow. Un workflow di HubSpot può inserire i contatti quando entrano nella lista e fare il resto da lì.
• Un segmento per i report. Confronta come i contatti di Instagram avanzano nella tua pipeline rispetto a quelli del sito o degli eventi.

Ogni contatto resta anche in Chat33 in Contatti, Leads, con l’automazione, la parola chiave e il post da cui arriva, se vuoi sapere quale contenuto l’ha portato.

Cosa creare in HubSpot

Alcuni workflow che vale la pena configurare una volta sola, tutti avviati dall’appartenenza alla tua lista Instagram. Cosa puoi creare dipende dal tuo piano HubSpot.

Assegna un responsabile e crea un’attività. Per un coach o una piccola agenzia basta questo: ogni nuovo contatto Instagram riceve un’attività per domani mattina, "Rispondi al contatto di Instagram e proponi una chiamata."

Manda un’email di follow-up. Se hai promesso una checklist o un listino prezzi, mandali di nuovo via email qualche minuto dopo, con un link per prenotare una chiamata. Il DM si perde, l’email si ritrova.

All’inizio crea le trattative a mano. Ogni contatto va nella stessa lista, qualunque parola chiave l’abbia portato, quindi un workflow di HubSpot non sa distinguere un contatto PREVENTIVO da uno CHECKLIST. Controlla la parola chiave in Chat33 in Contatti, Leads, e crea la trattativa per chi chiede di comprare. Tieni le cose semplici finché i volumi non richiedono di più.

Lascia la conversazione umana. Il compito dell’automazione è raccogliere l’email e registrare il contatto. La risposta che conquista il cliente deve arrivare da una persona. Fare follow-up dopo un DM automatico ha modelli per quel messaggio.

Esempi

Un coach che offre una chiamata gratuita

Didascalia:  La maggior parte delle persone si blocca alla terza settimana di una nuova abitudine. Ti spiego perché in una chiamata gratuita di 20 minuti. Commenta CHIAMATA.
Trigger:     Parola chiave nel commento "CHIAMATA"
Domanda:     Volentieri. A quale email ti mando il link per prenotare?
Email ricevuta: Grazie. Ecco il mio calendario: https://yoursite.com/call. Scegli l’orario che preferisci.
HubSpot:     Contatto creato, aggiunto a "Contatti Instagram", attività per il coach

Un’agenzia che offre un audit

Didascalia:  Questo mese abbiamo analizzato 50 profili Instagram. Commenta AUDIT per la checklist in 10 punti che usiamo.
Trigger:     Parola chiave nel commento "AUDIT"
Domanda:     Dove ti mando la checklist? Rispondi con la tua email di lavoro.
Email ricevuta: Sta arrivando. Vuoi che la applichiamo al tuo profilo? Rispondi SÌ e qualcuno del team ti scrive.
HubSpot:     Contatto creato, aggiunto a "Contatti Instagram", responsabile assegnato da un workflow

La risposta SÌ può avviare una sua automazione con parola chiave nei DM, così una persona del tuo team vede esattamente chi vuole il passaggio successivo.

Un servizio B2B che manda un listino prezzi

Didascalia:  I nostri prezzi per la contabilità mensile, tutti in una pagina. Commenta PREZZI.
Trigger:     Parola chiave nel commento "PREZZI"
Domanda:     Certo. A quale email mando il listino prezzi?
Email ricevuta: Inviato nella tua casella. Per qualsiasi domanda sulla tua situazione, scrivila qui.
HubSpot:     Contatto creato, email di follow-up con il listino prezzi e un link per prenotare

Prima di collegare

• Chiedi il consenso con parole chiare. HubSpot non ha un doppio opt-in per i contatti aggiunti in questo modo, quindi nella domanda di’ cosa ricevono e che farai follow-up.
• Scegli la chiave giusta. Gli account HubSpot più recenti usano una service key (Settings, Integrations, Service keys); quelli più vecchi possono ancora usare il token di una private app. Entrambe richiedono i permessi di lettura e scrittura dei contatti, più quelli delle liste se usi una lista.
• Invia i contatti che hai già. Se hai raccolto email prima di collegare HubSpot, il pulsante Invia i contatti esistenti della scheda li invia comunque. I contatti esistenti vengono aggiornati, non duplicati.
• Tieni d’occhio la scheda. Mostra i conteggi di inviati, in attesa e non riusciti. Se la chiave smette di funzionare, la scheda dice Richiede attenzione e il proprietario dello spazio di lavoro riceve un’email. I contatti restano in attesa in Chat33 per un massimo di 7 giorni, finché non risolvi.

Domande frequenti

Mi serve un piano Chat33 a pagamento?

No. Il passaggio Raccogli email e l’integrazione con HubSpot sono in ogni piano, compreso quello gratuito.

Chat33 crea trattative in HubSpot?

No. Crea o aggiorna il contatto e lo aggiunge alla lista che hai scelto. Trattative, attività ed email arrivano dai workflow di HubSpot o dal tuo team.

Cosa succede se il contatto esiste già in HubSpot?

Viene aggiornato, non duplicato. L’abbinamento avviene in base all’indirizzo email. Se conosciamo un nome vero da Instagram o Facebook, viene scritto nel contatto.

Funziona con i DM di Instagram oltre che con i commenti?

Sì. Una parola chiave nel commento o nel DM può avviare l’automazione su Instagram. Su Facebook funziona con le parole chiave in Messenger; chiedere l’email dopo un commento su Facebook non è ancora disponibile.

Posso vedere da quale post arriva un contatto?

In Chat33, Contatti, Leads mostra l’automazione, la parola chiave e il post di ogni contatto. HubSpot riceve l’email, il nome e l’appartenenza alla lista.

In sintesi

Un nome utente di Instagram non è un contatto finché non hai un’email. Chiedila nel DM quando qualcuno ti chiede qualcosa, lascia che Chat33 crei il contatto HubSpot e lo aggiunga a una lista, e lascia che un workflow di HubSpot si assicuri che una persona faccia follow-up. Parti dalla guida alla configurazione di HubSpot oppure guarda i piani.

Integrazione con HubSpot in Chat33

Ogni email raccolta dalle tue automazioni DM di Instagram e Facebook diventa un contatto HubSpot in pochi secondi, abbinato in base all’email e aggiunto alla lista che scegli.